Как максимально эффективно использовать информационные технологии в вашем бизнесе?
Поколения студентов на протяжении как минимум 15 лет писали в своих курсовых и дипломах о «вхождении информатизации во все сферы нашей жизни». Об этом шептались тетеньки старше 40 лет, испуганно глядя на поставленный начальником компьютер. Об этом говорили в отечественных журналах, публикуя практически футуристические картинки, перепечатанные из западных изданий.
Сейчас уже можно согласиться, что этот самый информационно-технический прогресс в той или иной степени действительно вошел в нашу повседневную жизнь. Но вошел он как-то кривовато, с перекосами и перегибами. То, что использование информационных технологий в бизнесе – дело прогрессивное, вам скажет любой руководитель. Скажет и поставит своим сотрудникам компьютер, подключит его к сети интернет, разрешит использовать «систему мгновенной передачи сообщений», и через время будет проклинать этот самый прогресс. Или закажет какую-нибудь простенькую программу – базу данных, заменяющую стопки бумаг. Найдет, где сделать ее подешевле и побыстрее. Делать ее будут, конечно же, долго, нудно, и выйдет не так дешево. И работать она будет немного не так, как нужно. Потом она подвергнется саботажу со стороны сотрудников, которые не очень дружат с компьютером, но имеют многолетний опыт работы и авторитет в коллективе. В конце концов, руководителю придется согласиться с невозможностью применения этой программы на практике и смириться с мыслью о выброшенных на ее разработку и внедрение средствах. А покупка новых компьютеров в офис? Да на этом разориться можно! А ведь я еще не затрагивал тему разработки сайта…
Если вы сталкивались с такими проблемами, я думаю, эта статья будет вам очень интересна.
Прошло практически десять лет, как Билл Гейтс написал свою знаменитую книгу «Бизнес со скоростью мысли». Помимо легкого навязывания своего мирового господства, в этой книге он определил основные тренды в развитии информационных технологий и выделил несколько условий, «которые нужно выполнить, чтобы поток электронной информации вошел в плоть и кровь вашей компании». Прочитать ее будет полезно любому, решившему приобщится к развитию информационных технологий. Однако не забывайте и о реалиях.
Давайте рассмотрим применение некоторых аспектов ИТ-сферы в вашем бизнесе.
Все хотят быть в духе времени и пугаются слова «морально устаревший». Компьютер бухгалтера покупали три года назад? На компьютере менеджера стоит 512 Мб оперативной памяти и встроенная видеокарта? И вы задумываетесь о покупке новых ПК для них? Не спешите, давайте подумаем. Могу практически с полной уверенностью сказать, что для выполняемых ими задач ПК с такими параметрами вполне подойдет. Или их должностные обязанности как-то расширились с тех пор, как компьютеры были новыми? Не секрет, что ПК со временем начинает работать медленней. Операционная система теряет свою былую резвость, компьютер обрастает лишними программами, которые засоряют как реестр, так и дисковое пространство. Выход – переустановить ОС, установить необходимые программы и минимизировать возможности пользователя по установке новых программ для своих (не служебных) нужд. Если действительно необходимо увеличить мощность ПК, стоит рассмотреть вопрос об апгрейде. Очень часто для офисных ПК является обоснованным наращивание оперативной памяти.
При покупке новых ПК имейте в виду задачи, которые придется решать с их помощью. Найдите понимающего человека среди ваших знакомых, проконсультируйтесь с сотрудником фирмы, где будете покупать ПК. Вы можете значительно сократить расходы, продумав комплектацию системных блоков. Однако учитывайте возможность будущего апгрейда или ремонта. Компьютерные технологии так быстро уходят в небытие, что найти замену (к примеру) сгоревшему процессору уже через пару лет будет трудно. Придется покупать новый ПК. Поэтому по возможности ориентируйтесь на перспективность технологии.
Если у вас есть как минимум два ПК, но один принтер – то у вас уже есть необходимость в организации локальной сети (в данном случае все решается куском подготовленного патч-корда, наличием сетевых плат и десятью минутами свободного времени у специалиста). Чем больше компьютеров необходимо подключить в локальную сеть, тем более ответственно стоит подходить к этому вопросу. Лучше воспользоваться помощью сторонних компаний, оказывающих услуги по монтажу и настройке локальной сети. Для последующего текущего обслуживания компьютеров целесообразно нанять отдельного сотрудника, который бы поддерживал сеть и компьютеры в надлежащем состоянии и давал технические консультации остальному персоналу вашей организации. И не забывайте, что у хорошего компьютерщика мало что ломается, пусть вас не смущает наличие у него свободного времени (при условии, что он действительно может быстро устранить возникшие неполадки).
Электронная почта выполняет огромное количество функций. Одна из основных – электронная корреспонденция внутри вашей организации. Особенно это полезно, когда необходимо произвести массовую рассылку (например, новый приказ для всего предприятия). В идеале вы должны наладить свой почтовый сервер, а не использовать бесплатные. Для этого есть масса причин, но выделим главную – незащищенность бесплатных почтовых интернет-серверов.
Почтовый клиент по типу Microsoft Office Outlook может стать незаменимым помощником в толковых руках. Календарь, ежедневник, напоминалка, почта, справочник – все это будет у вас под рукой с широкими функциональными возможностями и удобным поиском. Существуют другие почтовые клиенты, к примеру, тот же the Bat. Если хотите быть оригинальным и имеете что-то против Билла Гейтса лично – можете использовать его. Если вам необходимо удобство и функциональность – лучше продукта Microsoft пока ничего нет.
Электронная почта как средство для отправки писем, каталогов и прайсов вашим партнерам совершенно бесценна. В течение нескольких секунд в любую точку земного шара – красота!
Для осуществления контактов с клиентами она также бесценна. С помощью рассылок по электронной почте можно находить новых клиентов. Можно организовать подписку клиентов на новости вашей компании и таким образом постоянно поддерживать с ними связь, не давать забывать о вас.
Используйте программные продукты, позволяющие вам решить задачи автоматизации управления и учета, а также продукты для ведения бухгалтерского учета, расчета зарплаты, кадрового учета и т.п. Благо есть всем известные лидеры, предоставляющие вполне качественный продукт. Не экономьте на специалистах, занимающихся установкой, настройкой и обслуживанием. У вас должен быть полностью рабочий инструмент. Используйте возможности по мониторингу объемов продаж в оперативном режиме.
Пользуйтесь возможностями, предоставляемыми новыми технологиями. Неоправданно хранить и переносить информацию на дискетах, когда есть более «продвинутые» и надежные способы.
Для крупных организаций с большим количеством документов могу порекомендовать внедрение электронного документооборота. Это упростит процедуру регистрации, отслеживания документов, работу с ними. Увеличит надежность хранения данных и оперативность поиска необходимой информации. Также такой программный продукт позволит существенно сократить время, используемое сотрудником, по сравнению с бумажными носителями. Мне доводилось видеть как удачные решения в этой области, так и полные провалы. Провальные продукты были сделаны и реализованы или студентами, или фирмами, которые были выбраны из-за низкой стоимости продукта. Единственный пример электронного документооборота, работающий не один год, который мне довелось видеть, стоил немалых средств. Обязательно узнайте о внедренных системах документооборота в других организациях, которые обслуживались компанией, предлагающей вам такого рода услуги. Сходите туда, пообщайтесь с людьми, которые непосредственно с ним работают. Особое внимание уделяйте сервису поддержки после внедрения продукта.
Используйте предоставляющиеся вам новые электронные коммуникационные возможности. В интернете вы можете разместить информацию о вашей фирме, прайсы, объявления. Причем как на форуме или досках объявлений, так и на собственном сайте. Разработка сайта – отдельная задача, которая при пренебрежительном отношении с вашей стороны может стать большой головной болью. Первое и основное, с чем придется столкнуться – выбор того, кто сделает вам сайт. Это может быть как студия web-дизайна, так и свободный фрилансер. Решающим в вопросе, кого выбрать, будет портфолио и рекомендации со стороны бывших клиентов. Отбросьте все мысли о неудобстве, обзвоните компании, имевшие опыт работы с этим разработчиком. Отнеситесь к этому моменту со всей важностью. Лучше сделать один раз, пусть и дорого, и пожинать потом плоды успеха, чем потратить кучу нервов, времени, получить в конечном итоге нефункциональное уродство, от которого не будет никакой отдачи, и через год опять искать того, кто сделает новый сайт, потому что модернизировать старый нереально.
Определитесь с тем, что вы хотите, тщательно обдумайте структуру вашего будущего сайта, продумайте наполнение. Разработчикам сайта намного удобнее и приятнее работать с человеком, который точно знает и понимает, чего он хочет. Поверьте, от этого ваш сайт только выиграет. Можно, конечно, заплатить деньги, чтобы все это сделал за вас кто-то другой, но подумайте – будет ли кто-то сильно вникать в эту тему и отнесется ли он со всей ответственностью. Когда сайт готов и заполнен информацией, следующее, что нужно сделать – это «раскрутить» ваш сайт, чтобы люди смогли его найти. Очень часто web-разработчики, сделавшие вам сайт, могут предоставить и эту услугу. А иногда стоит обратиться к специалистам по продвижению сайта. В будущих статьях я еще остановлюсь на этой теме более подробно. Не забрасывайте ваш сайт после его разработки. Чтобы сайт приносил отдачу, им нужно постоянно заниматься – добавлять новую информацию, размещать новости и т.п.
Используйте возможность предоставления ваших услуг и продажи товаров по Интернету. Очень многие компании неожиданно для себя открыли интернет-магазины. Количество людей, признающих возможность покупки товара в интернет-магазине, растет даже в нашей стране.
Используйте сайт как справочный или консультационный ресурс по вашим товарам. Проводя on-line консультации, вы повышаете уровень доверия у людей, посетивших ваш сайт и увидевших ваши ответы на вопросы клиентов.
Использование новых информационных технологий может стать большим подспорьем в ведении вашего бизнеса. Отслеживайте новинки и оценивайте возможность их применения. Это поможет вам быть впереди ваших менее продвинутых конкурентов.
Еще статьи по этой теме:
Работающее рекламное объявление
Интересный контент – важная составляющая успешного сайта
Как придумать хорошее доменное имя для сайта
Советы по написанию текста на сайт
Индексация сайта в поисковых системах
